Положение о раздельном хранении категорий персональных данных

Документ, который устанавливает правило: носители с персональными данными, обрабатываемыми для разных целей, хранятся отдельно друг от друга. Требование постановления Правительства, которое нарушают почти все.

Причина требования не в аккуратности. Смешанное хранение означает, что доступ к данным для одной цели автоматически открывает доступ к данным для другой — то есть обработку сверх той цели, для которой данные собирались.

Статусобязательный при бумажной обработке Основаниеп. 14, пп. 9–11 ПП РФ № 687 Публичностьвнутренний Кто утверждаетруководитель организации Обновленоиюль 2026

Содержание

01 Назначение

Зачем нужен документ

Требование раздельного хранения выглядит бюрократическим, пока не задать вопрос: почему кадровик, которому нужен трудовой договор, должен получать доступ к копиям медицинских справок или к клиентским анкетам, лежащим в той же папке? Смешанное хранение делает лишний доступ неизбежным — не по злому умыслу, а потому что документы физически рядом.

Постановление Правительства № 687 формулирует это прямо: нужно обеспечивать раздельное хранение носителей, обработка которых осуществляется в различных целях. Кадровый учёт, исполнение договоров с клиентами, пропускной режим, рассылки — разные цели, значит разные носители и разные места хранения.

Отдельно постановление разбирает более тонкий случай: когда данные с несовместимыми целями оказались на одном документе. Тогда требуется обеспечить раздельную обработку — то есть работать с одной частью документа, не затрагивая другую. Именно этот пункт обычно и приходится описывать в положении подробно, потому что в реальной жизни такие документы встречаются постоянно.

Где физически лежат носители, описывает перечень мест хранения; это положение задаёт правило, по которому носители в эти места распределяются.

02 Ответственность

Чем грозит отсутствие

Смешанное хранение наказывается не само по себе, а через последствия: доступ шире необходимого и обработка за пределами заявленной цели. А при утрате смешанного носителя масштаб инцидента сразу оказывается больше.

ч. 13 ст. 13.11 КоАП РФ — утечка данных 10 000–100 000 субъектов

Юридическое лицо5 000 000 – 10 000 000 ₽

Должностное лицо300 000 – 500 000 ₽

Граждане200 000 – 300 000 ₽

Арифметика инцидента здесь особенно наглядна. Пропало одно кадровое дело — один субъект. Пропала общая папка, куда годами складывали всё подряд, — сотни. Исчезла картотека или архивный ящик со смешанными документами — десятки тысяч, то есть часть 13 статьи 13.11 с суммами от 5 млн ₽. Раздельное хранение — это буквально способ ограничить размер будущей утечки.

Доступ расширяется автоматически. Кто получил ключ к шкафу ради договоров, получил его и к лежащим рядом медицинским справкам. Формально это обработка данных сверх цели, для которой они собраны.

Уничтожение становится невозможным. Когда носители смешаны, нельзя уничтожить данные по одной цели, не тронув другие: срок вышел у клиентских анкет, а они подшиты в одно дело с кадровыми документами.

Спецкатегории тянут за собой весь шкаф. Медицинские справки требуют усиленной защиты. Если они лежат вместе с обычными документами, повышенные требования распространяются на всё хранилище.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

—Положение о раздельном хранении ПДн

—Правила раздельного хранения персональных данных

—Порядок раздельного хранения носителей ПДн

—Раздельное хранение категорий персональных данных по ПП 687

—Положение о раздельной обработке персональных данных

—Требования к раздельному хранению документов с ПДн

—Как хранить персональные данные раздельно

—Разделение персональных данных по целям обработки

Раздельное хранение и раздельная обработка — разные требования, и в документе нужны оба. Хранение про физику: разные дела, ящики, шкафы. Обработка про действия: копируя, уточняя или уничтожая данные по одной цели, нельзя затрагивать данные по другой, зафиксированные на том же носителе.

04 Обязательное содержание

Что должно быть в документе

Положение короткое, но должно давать сотруднику однозначный ответ на вопрос «куда подшить этот документ».

Перечень целей обработки. Основа документа: кадровый учёт, исполнение договоров, пропускной режим, воинский учёт, рассылки. Раздельность считается именно по целям, а не по подразделениям.

Группы носителей под каждую цель. Какие дела, папки, журналы и картотеки относятся к какой цели. Именно эта таблица превращает правило в инструкцию.

Способ разделения. Разные шкафы, разные ящики, отдельные промаркированные дела внутри одного ящика. Постановление не требует отдельного сейфа на каждую цель — требует, чтобы носители не смешивались.

Маркировка. Как помечаются дела и папки, чтобы сотрудник не подшил документ не туда. Простые ярлыки работают лучше сложных кодов.

Правила для одного носителя с разными целями. Ключевой раздел: как обеспечивается раздельная обработка, если данные для несовместимых целей оказались на одном документе. Варианты — отдельные разделы формы, закрывающие вкладки, копия только нужной части.

Спецкатегории отдельно. Медицинские сведения, данные о судимости выделяются в любом случае, даже если цель формально та же: к ним другие требования.

Порядок при передаче и копировании. Что можно снимать копию только с нужной части документа, а не с целого дела — типовая ошибка при запросах из госорганов.

Ответственный за соблюдение. Кто контролирует раздельность и что делает, обнаружив смешанное дело.

05 Правовая база

Требования законодательства

п. 14 ПП РФ № 687раздельное хранение носителей при различных целях обработки

пп. 9, 10 ПП РФ № 687раздельная обработка данных с несовместимыми целями на одном носителе

п. 11 ПП РФ № 687те же правила — для разделения ПДн и иной информации

п. 12 ПП РФ № 687уточнение данных на носителе либо отметка о неточности

п. 13 ПП РФ № 687места хранения и круг лиц по каждой категории данных

ч. 4, ч. 5 ст. 5 152-ФЗобработка только в заявленных целях, без избыточности

ч. 12–14 ст. 13.11 КоАПутечка: суммы растут с числом затронутых субъектов

Формулировка «заведомо несовместимые цели» из постановления — та, вокруг которой чаще всего спорят. Практический ориентир: цели несовместимы, если человек, допущенный к одной, не должен видеть данные по другой. Кадровик и специалист по закупкам, служба охраны и отдел маркетинга — типичные пары, где смешивать нельзя.

06 Связи в комплекте

Как связан с другими документами

Положение — правило, которое расставляет по местам всё, что описано в бумажных перечнях.

Перечень ПДн без автоматизации — источник целей. Перечень содержит графу цели по каждой категории; раздельность считается именно по ней.

Перечень мест хранения — реализация. Места хранения показывают, во что превратилось правило: сколько шкафов и ящиков понадобилось.

Инструкция ответственного — контроль. Ответственный за носители проверяет раздельность при плановых проверках наличия и исправляет смешанные дела.

Уничтожение — зависимость. Раздельность делает возможным уничтожение по одной цели без риска задеть данные, срок которых ещё не истёк.

07 Актуализация

Когда обновлять документ

Документ пересматривают, когда меняется состав целей или появляются новые виды дел.

Появилась новая цель обработки

Запустили программу лояльности, начали вести воинский учёт, ввели пропускной режим — добавляется группа носителей и правило их обособления.

Появились спецкатегории

Медосмотры, справки о судимости, документы об инвалидности — выделяются отдельно независимо от совпадения целей.

Обнаружено смешанное дело

Находка при проверке наличия — повод не только разложить документы, но и уточнить правило: раз сотрудник ошибся, значит инструкция неоднозначна.

Изменилась форма документа

Новая анкета или заявление, куда попадают данные для разных целей, требует описания раздельной обработки: какие разделы кому доступны.

Реорганизация подразделений

Объединение отделов часто приводит к объединению шкафов — это ровно тот случай, когда раздельность теряется незаметно.

Плановая проверка раз в год

Открыть дела и посмотреть, не подшито ли лишнее. Смешивание происходит постепенно, по одному документу.

08 Проверка

Что спросит проверяющий

Раздельность проверяют, открыв дело: она либо есть физически, либо её нет.

Открывают папку и смотрят состав. Трудовой договор, копия паспорта, клиентская анкета и служебная записка в одном деле — готовая находка, не требующая пояснений.

Сверяют цели из перечня с реальной раскладкой. Если в перечне четыре цели, а шкаф один и без разделения, документ противоречит практике.

Спрашивают про спецкатегории. Где лежат медицинские справки. Ответ «в личном деле вместе со всем» означает, что усиленные требования не выполняются.

Проверяют копирование. Как снимают копию для запроса из госоргана: копируют нужный документ или всё дело целиком. Второе — обработка сверх необходимого.

Смотрят маркировку. Есть ли на делах понятные ярлыки. Без них раздельность держится на памяти конкретного сотрудника и ломается в его отпуск.

09 Разбор эксперта

Разбор эксперта

Раздельное хранение — требование, которое нарушают почти все, причём добросовестно. Логика организации простая: удобно, когда всё про человека лежит в одной папке. Именно так и появляется личное дело, где рядом трудовой договор, копия паспорта, медицинская справка, заявление на вычет с данными детей и почему-то анкета, которую человек заполнял ещё кандидатом. Каждый документ по отдельности обоснован, а вместе они дают доступ к данным по четырём разным целям всякому, кто открыл папку.

Практический подход, который мы советуем: не плодить шкафы, а разделять внутри. Постановление требует не отдельного сейфа на каждую цель, а отсутствия смешивания. Три промаркированных дела в одном запирающемся ящике выполняют требование не хуже трёх шкафов и не требуют бюджета. Главное, чтобы правило было записано и понятно сотруднику без объяснений: увидел документ — знаешь, куда подшить.

Отдельно про спецкатегории. Медицинские справки, сведения о судимости, документы об инвалидности выделяем всегда, даже если формально цель совпадает с кадровым учётом. Причина прагматичная: у этих данных самая высокая цена утечки — 10–15 млн ₽ по части 16 статьи 13.11 против 3–5 млн за обычные. Держать их в общем деле означает распространять этот риск на весь шкаф. Отдельная запирающаяся папка стоит дешевле любого штрафа.

Что мы советуем при подготовке комплекта

Начните с перечня целей — раздельность считается по ним, а не по подразделениям. Разделяйте внутри существующих шкафов промаркированными делами: это выполняет требование без затрат. Спецкатегории выносите отдельно всегда. Отдельным пунктом опишите, что делать, если данные с разными целями оказались на одном документе, — это самый частый практический случай. И проверьте порядок копирования: копия снимается с нужного документа, а не с дела целиком.

Александр КеллерманнГенеральный директор, ведущий аудитор ISO/IEC 27001, Комитет по информационной и правовой безопасностиПодробнее об эксперте

10 Частые вопросы

Частые вопросы

Что требует постановление № 687 по раздельному хранению?

Обеспечивать раздельное хранение материальных носителей, обработка которых осуществляется в различных целях. Отдельно предусмотрен случай, когда данные с несовместимыми целями зафиксированы на одном носителе: тогда нужно обеспечить раздельную обработку.

Нужен ли отдельный шкаф под каждую цель?

Нет. Требуется отсутствие смешивания, а не отдельная мебель. Три промаркированных дела в одном запирающемся ящике выполняют требование так же, как три шкафа.

Можно ли держать всё про работника в одном личном деле?

Это самая частая практика и самое частое нарушение. Кадровый учёт, воинский учёт, медицинские сведения и данные детей из заявлений на вычет — разные цели. Как минимум спецкатегории выносят в отдельную папку.

Что делать, если данные с разными целями на одном документе?

Обеспечить раздельную обработку: работать с нужной частью документа, не затрагивая остальные данные, копировать только необходимый раздел, а при уточнении и уничтожении не задевать данные по другой цели. Порядок описывается в положении.

Как понять, что цели «заведомо несовместимы»?

Практический ориентир: цели несовместимы, если сотрудник, допущенный к одной, не должен видеть данные по другой. Кадры и закупки, охрана и маркетинг — типичные пары, где смешивать нельзя.

Почему спецкатегории выделяют даже при совпадении целей?

Из-за цены риска: утечка специальных категорий стоит 10–15 млн ₽ для организаций против 3–5 млн за обычные данные при том же числе субъектов. Держать их в общем деле значит распространить повышенный риск на всё хранилище.

Обязательна ли маркировка дел?

Прямого требования нет, но без неё раздельность держится на памяти одного сотрудника и ломается в первый же его отпуск. Простые ярлыки — самая дешёвая часть выполнения этого требования.

Связанные документы

Перечень мест хранения материальных носителей ПДнПеречни, матрицы, схемы Перечень персональных данных, обрабатываемых без средств автоматизацииПеречни, матрицы, схемы Инструкция ответственного за безопасность материальных носителей ПДнИнструкции и регламенты

Все документы комплекта

Положение о раздельном хранении — одна из 139 позиций комплекта

Эксперты Комитета разрабатывают комплект под фактическую деятельность организации. Проверьте бесплатно, какие документы обязательны для вас, — по ИНН, за минуту.

или по телефону +7 (812) 240-81-66