Акт об уничтожении персональных данных

Документ, которым оператор подтверждает, что персональные данные действительно уничтожены. С 1 марта 2023 года подтверждать факт уничтожения обязательно, и требования к подтверждению установлены Роскомнадзором.

Сроки уничтожения зависят от основания и считаются по-разному: где-то тридцать календарных дней, где-то десять рабочих. Это первое, что проверяют, и первое, в чём ошибаются.

Статусобязательный при уничтожении ПДн Основаниеч. 7 ст. 21 152-ФЗ, приказ РКН № 179 Публичностьвнутренний Кто утверждаеткомиссия или ответственное лицо Обновленоиюль 2026

Содержание

01 Назначение

Зачем нужен документ

Уничтожение персональных данных — единственная обязанность оператора, которую нельзя выполнить незаметно для документов. Данные удалили из базы, папки вынесли в шредер — и внешне ничего не изменилось: доказать, что это произошло, нечем. Акт решает ровно эту задачу и с 1 марта 2023 года является обязательной формой подтверждения.

Вторая функция акта — дисциплинирующая. Пока уничтожение не оформляется, оно и не происходит: данные ушедших клиентов лежат в базе годами, кадровые документы уволенных хранятся «на всякий случай», резервные копии переживают всё. Требование составить акт заставляет назвать конкретные данные, конкретный носитель и конкретную дату — и это единственный способ превратить уничтожение в регулярную процедуру.

Практическая ценность у документа прямая: каждая запись, уничтоженная вовремя, — это запись, которая не попадёт в утечку и не увеличит число пострадавших субъектов. Организации, которые ведут уничтожение аккуратно, при инциденте отвечают за меньший объём данных просто потому, что лишнего у них нет.

По достижении цели закон допускает не только уничтожение, но и обезличивание: данные остаются для статистики и аналитики, но перестают относиться к конкретному человеку. Выбор между этими путями делается заранее, а не в момент, когда срок вышел.

02 Ответственность

Чем грозит отсутствие

Хранение данных дольше положенного — это обработка без правового основания: цель достигнута, значит основание отпало. Квалифицируется по общей норме.

ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ

Юридическое лицо150 000 – 300 000 ₽

Должностное лицо50 000 – 100 000 ₽

Граждане10 000 – 15 000 ₽

Но дороже обходится не штраф, а объём. Пороги ответственности за утечку привязаны к числу пострадавших субъектов: до десяти тысяч — 3–5 млн ₽ для организаций, свыше ста тысяч — уже 10–15 млн ₽. База, из которой годами не удаляли ушедших клиентов, легко перепрыгивает порог и утекает целиком — вместе с теми, кто ушёл пять лет назад.

Уничтожение без акта юридически не подтверждено. С 1 марта 2023 года подтверждение факта уничтожения обязательно и оформляется по требованиям Роскомнадзора. Слова «мы удалили» доказательством не являются.

Субъект вправе проверить. Человек, отозвавший согласие, может запросить подтверждение уничтожения своих данных. Ответ без акта превращается в жалобу, а жалоба — во внеплановое внимание регулятора.

Резервные копии — слепая зона. Данные удаляют из рабочей системы и забывают про архивы и бэкапы. При проверке спрашивают именно про них: если данные сохранились в копии, уничтожение не состоялось.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

—Акт уничтожения персональных данных

—Акт об уничтожении носителей персональных данных

—Форма акта уничтожения ПДн

—Акт списания и уничтожения документов с персональными данными

—Подтверждение уничтожения персональных данных

—Акт комиссии об уничтожении ПДн

—Акт уничтожения персональных данных работника

—Акт об удалении персональных данных из информационной системы

Уничтожение и блокирование — разные действия, и путать их дорого. Блокирование — временная остановка обработки на период проверки или до момента, когда уничтожение станет возможным. Уничтожение необратимо. Закон прямо предусматривает случай, когда одно переходит в другое: если уложиться в срок уничтожения невозможно, данные блокируются, а уничтожаются в течение шести месяцев.

04 Обязательное содержание

Что должно быть в документе

Требования к подтверждению уничтожения установлены приказом Роскомнадзора от 28 октября 2022 года № 179 и действуют с 1 марта 2023 года. Ниже — состав, который закрывает эти требования и переживает проверку.

Дата и место составления. Дата уничтожения сопоставляется со сроком по основанию — это первое, что проверяют. Если данные уничтожены позже срока, акт фиксирует нарушение, поэтому со сроками нужно работать заранее, а не задним числом.

Основание уничтожения. Достигнута цель обработки, отозвано согласие, выявлена неправомерная обработка, поступило требование субъекта. От основания зависит срок, поэтому графа не формальная.

Перечень уничтоженных данных. Категории данных и субъектов, а не «персональные данные клиентов». Для бумажных носителей — наименования документов и количество листов.

Сведения о носителях. Что именно уничтожено: записи в информационной системе, бумажные документы, диски, флеш-накопители. Для материальных носителей указывается их количество.

Способ уничтожения. Удаление записей в системе, шредирование, физическое разрушение носителя, гарантированное затирание. Способ должен исключать восстановление — это и есть смысл уничтожения.

Состав комиссии и подписи. Кто присутствовал при уничтожении и подтверждает факт. Подписи всех участников обязательны.

Выгрузка из журнала регистрации событий. Если данные уничтожались в информационной системе, к акту прикладывается выгрузка из журнала событий этой системы. Пункт, который пропускают чаще всего, а он прямо предусмотрен требованиями регулятора.

05 Правовая база

Требования законодательства

ч. 7 ст. 5 152-ФЗпо достижении цели данные уничтожаются либо обезличиваются

ч. 3 ст. 21 152-ФЗнеправомерная обработка: 3 рабочих дня на прекращение, 10 — на уничтожение

ч. 4 ст. 21 152-ФЗдостижение цели обработки — уничтожить в 30 дней

ч. 5 ст. 21 152-ФЗотзыв согласия — уничтожить в 30 дней

ч. 5.1 ст. 21 152-ФЗтребование субъекта — 10 рабочих дней, продление до 5 рабочих

ч. 6 ст. 21 152-ФЗесли уничтожить нельзя — блокирование и уничтожение за 6 месяцев

приказ РКН № 179 от 28.10.2022требования к подтверждению уничтожения, с 01.03.2023

Обратите внимание на разные единицы измерения: при достижении цели и отзыве согласия срок считается в календарных днях — тридцать, а при неправомерной обработке и требовании субъекта — в рабочих. Организации регулярно ошибаются именно здесь, считая все сроки одинаково, и опаздывают на несколько дней там, где счёт идёт на рабочие.

06 Связи в комплекте

Как связан с другими документами

Акт — конечная точка жизненного цикла данных. Он опирается на документы, которые этот цикл описывают.

Перечень ПДн — источник сроков. Графа срока хранения в перечне данных определяет, когда наступает момент уничтожения. Без неё уничтожать нечего и незачем — срок нигде не зафиксирован.

Положение о комиссии по уничтожению — кто подписывает. В организациях с большим документооборотом уничтожение проводит комиссия, и её полномочия закрепляются отдельным документом.

Регламент обезличивания — альтернатива. Обезличивание применяют, когда данные нужны для аналитики: обязанность прекратить обработку выполнена, а польза от массива сохранена.

Журнал учёта обращений — повод. Отзыв согласия и требование о прекращении обработки приходят от людей, и именно с их обращения начинается отсчёт срока уничтожения.

07 Актуализация

Когда обновлять документ

Акт составляется по событию, а обновлять нужно процедуру вокруг него: типовую форму, состав комиссии, регулярность проверки сроков.

Наступил срок по перечню

Плановое событие: срок хранения категории данных истёк. Это основной повод, и он должен наступать по календарю, а не по случайному вспоминанию.

Поступил отзыв согласия или требование субъекта

С этого момента идёт срок — тридцать дней при отзыве согласия и десять рабочих при требовании о прекращении обработки. Регистрируется сразу.

Выявлена неправомерная обработка

Три рабочих дня на прекращение, десять — на уничтожение, если правомерность обеспечить невозможно. Самый жёсткий сценарий по срокам.

Изменился состав комиссии

Кадровые перестановки среди тех, кто подписывает акты, требуют переиздания приказа: подпись уволившегося обесценивает документ.

Изменились способы уничтожения

Сменили шредер, ввели гарантированное затирание, перешли в облако — способ в типовой форме описывается заново.

Плановая проверка сроков

Раз в квартал — сверка: по каким категориям сроки вышли и уничтожены ли данные фактически, включая резервные копии.

08 Проверка

Что спросит проверяющий

Уничтожение проверяют не по актам, а по данным: смотрят, что осталось в системах, и сверяют с тем, что должно было исчезнуть.

Есть ли акты вообще. Организация, работающая пять лет и не уничтожившая ни одной записи, объясняет это тяжело: значит, данные хранятся бессрочно вопреки требованию уничтожать по достижении цели.

Соблюдены ли сроки. Дату акта сравнивают с датой основания: увольнения, отзыва согласия, обращения. Здесь и вскрывается путаница между календарными и рабочими днями.

Что с резервными копиями. Спрашивают прямо: удалены ли данные из архивов и бэкапов. Если нет, уничтожение считается неполным, а акт — недостоверным.

Приложена ли выгрузка из журнала событий. Для данных, уничтоженных в информационной системе, требования регулятора предполагают такое подтверждение. Его отсутствие — формальный дефект акта.

Уведомлён ли субъект. При уничтожении по обращению человека или по требованию регулятора об этом нужно сообщить. Акт без уведомления закрывает процедуру только наполовину.

09 Разбор эксперта

Разбор эксперта

Самая частая ситуация, которую мы видим: уничтожения нет вообще. Не потому, что кто-то решил нарушать, а потому, что не наступает момент, когда об этом кто-то вспоминает. Данные не портятся и не занимают заметного места, никто не жалуется — и база растёт годами. Первый акт об уничтожении в организации обычно составляется в день, когда мы приходим с аудитом, и это универсальная картина.

Практическое решение — привязать уничтожение к календарю, а не к событию. Раз в квартал открыть перечень данных, посмотреть, по каким категориям вышли сроки, и уничтожить. Полчаса работы, зато процедура становится регулярной, а объём хранимых данных перестаёт расти линейно. Заодно снимается вопрос «а почему у вас данные клиентов за 2019 год», который иначе задаст проверяющий.

И то, на чём спотыкаются даже аккуратные организации, — резервные копии. Записи аккуратно удаляют из рабочей базы, составляют акт, а в архивах данные продолжают жить. Формально уничтожение не состоялось: данные существуют и могут быть восстановлены. Решение обычно организационное — задать срок хранения копий короче срока, после которого данные должны исчезнуть, и описать это в акте одной строкой.

Что мы советуем при подготовке комплекта

Заведите квартальную сверку сроков по перечню данных — это превращает уничтожение из подвига в рутину. В типовую форму акта сразу включите графу о резервных копиях и приложение с выгрузкой из журнала событий: два самых частых дефекта закрываются структурой документа. Считайте сроки внимательно: тридцать дней при достижении цели и отзыве согласия — календарные, а десять дней при неправомерной обработке и требовании субъекта — рабочие. И если уничтожить в срок физически невозможно, не молчите: закон прямо разрешает заблокировать данные и уничтожить их в течение шести месяцев.

Александр КеллерманнГенеральный директор, ведущий аудитор ISO/IEC 27001, Комитет по информационной и правовой безопасностиПодробнее об эксперте

10 Частые вопросы

Частые вопросы

В какой срок нужно уничтожить данные после достижения цели обработки?

В срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели, если иное не предусмотрено договором с субъектом или законом. Тот же тридцатидневный срок действует при отзыве согласия, если сохранение данных больше не требуется.

А если человек потребовал прекратить обработку?

Срок другой и считается в рабочих днях: десять рабочих дней с даты получения требования. Он может быть продлён не более чем на пять рабочих дней, если оператор направил мотивированное уведомление с причинами продления.

Что делать, если уничтожить данные в срок технически невозможно?

Закон прямо предусматривает такой случай: данные блокируются, а уничтожаются в срок не более шести месяцев. Это законный путь, но им нужно воспользоваться осознанно — заблокировать и зафиксировать, а не просто не успеть.

Обязательно ли подтверждать факт уничтожения?

Да, с 1 марта 2023 года. Требования к подтверждению установлены приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. Основная форма подтверждения — акт, а для данных, уничтоженных в информационной системе, к нему прикладывается выгрузка из журнала регистрации событий.

Нужно ли уничтожать данные в резервных копиях?

Да. Если данные сохранились в архиве или бэкапе и могут быть восстановлены, уничтожение не состоялось. Практичное решение — держать срок хранения копий короче срока, после которого данные подлежат уничтожению.

Кто подписывает акт?

Ответственный за организацию обработки либо комиссия, если она создана. В организациях с большим объёмом документов удобнее комиссия: её полномочия закрепляются отдельным положением и приказом.

Можно ли вместо уничтожения обезличить данные?

По достижении цели закон допускает и то, и другое. Обезличивание оставляет массив пригодным для статистики и аналитики, но требует соблюдения установленных методов — иначе данные останутся персональными, и обязанность их уничтожить никуда не денется.

Связанные документы

Регламент обезличивания персональных данныхИнструкции и регламенты Положение о комиссии по уничтожению персональных данныхОрганизационные документы Перечень персональных данных, обрабатываемых в ИСПДнПеречни, матрицы, схемы

Все документы комплекта

Акт об уничтожении ПДн — одна из 139 позиций комплекта по 152-ФЗ

Эксперты Комитета разрабатывают комплект под фактическую деятельность организации. Проверьте бесплатно, какие документы обязательны для вас, — по ИНН, за минуту.

или по телефону +7 (812) 240-81-66